私たちの勤務日は、優先順位や欲求によってではなく、私たちの目の前で最も大きな声で叫んでいるものによって支配されることがよくあります。生産的な一日を過ごしたいと思っているつもりでも、矢継ぎ早にメールや会議、要求に追われて何時間も過ぎてしまいがちです。それらはサナダムシのように時間を蝕み、こっそりとはいえ破壊的です。
この投稿は元々、ヘルプスカウトのブログ。
確かに、To Do リストから時間管理アプリ、マインドフルネスのエクササイズまで、生産性を高めるためのハックはたくさんあります。少なくともしばらくの間は、すべてがうまくいくように見えますが、それは、日々の要求に圧倒されるまでのことです。
代替案は次のとおりです。1 日を 1 つの長い To Do リストとして考えたり、サイズに応じてさまざまな時間管理の練習を試したりするのではなく、1 日を通して脳がどのように機能するかを科学的に詳しく調べ、適切なタスクを適切な考え方に合わせるようにしてください。生産性の最大化に貢献します。
まず、その日のいくつかの重要なターニングポイントについて考えてみましょう。
最初の3時間を大切に
心理学者のロン・フリードマン氏によると、勤務時間の最初の3時間は最も貴重で生産的な時間です。
メールの受信箱に飛びついたり、ボイスメールをチェックしたり、他の人のリクエストに応答したりするのではなく、最初の数時間は、自分と自分の仕事にとって最も重要な仕事に集中してください。
「通常、本当に集中できる時間は約 3 時間です。私たちは計画、考え方、上手に話すという点で、大きく貢献することができました」とフリードマン氏は語った。ハーバード・ビジネス・レビュー。 「最初の 3 時間を、他の人の優先事項に反応して無駄にしてしまうと、[...] 自分の最高の時間を使い果たしてしまい、本来の効果が発揮できなくなります。」
研究によると、私たちは朝から午後にかけて認知機能が低下します。 「一日の遅くになると利用できる認知リソースが少なくなるため、そのタスクを実行する人はそれがより面倒なものであると感じる可能性がある」と研究者らは論文に書いている。職業行動ジャーナル。言い換えれば、難しいことを後回しにしないでください。
一日の最初の部分では、受け身ではなく積極的に行動することも重要です。 「私たちは顧客に対しても、同僚に対しても迅速に対応したいと考えていますが、朝一番に対応するのは認知的に非常にコストがかかります」とフリードマン氏は言います。 「それにより、私たちは最高の時間を活用することができなくなります。」
シェフのように考える
では、どのように一日を始めるのが最善でしょうか?料理界ではこの戦略がうまく機能していないように見える、とフリードマン氏は信じている。フランス人にもそれを表す用語があります。設定、「すべてが所定の位置にある」という意味です。
「シェフの仕事ぶりを見てみると、彼らは急いでキッチンに入ってすぐに料理を始めるわけではありません。その代わりに、彼らは最初に非常に意図的に時間をかけて料理の完璧な出来上がりをイメージし、それから逆算して作業を進めます」とフリードマン氏は言う。 「彼らは実行する必要がある手順を特定し、適切なツールを選択して収集し、適切な割合で材料を準備し、ステーションに必要なものすべてを配置します。つまり、彼らは最初に戦略を立てていますが、実行は二番目なのです。」
一日の最初の数分を、すぐに仕事に取り掛かるのではなく、計画を立てて物事を整理する時間として使用すると、一日を通してより集中したアプローチを行うことができます。
脳と体がいつ休息を必要とするかを知る
によれば、一日の中で疲労するのは脳だけではありません。トニー・シュワルツ、エネルギープロジェクトの創設者。生理学的に、私たちはシュワルツが「ウルトラディアン リズム」と呼ぶもの、つまり体が疲れて休憩が必要になる 90 ～ 120 分のサイクルに従っています。これらを注意持続サイクルと考えてください。シュワルツ氏によると、休憩を取らずに自然なサイクルを過ぎてしまうと、利益が減少し始めるという。
それは、明らかな信号を無視しないことを意味します。落ち着きのなさ、あくび、ボーっとする、空腹感などは、おそらく立ち上がって数分間机から離れるべきであるという信号です。私たちの多くがそうしているように、こうしたサインを無視すると、その日の残りの時間でエネルギーを消耗してしまうことになる、とシュワルツ氏は言います。
時間を管理する代わりに、エネルギーや注意力を管理することを考えてください。
午後 3 時のエネルギー低下を管理する
この気持ちはよくわかります。昼食は過ぎましたが、勤務時間の終わりにはまだ何時間も時間があり、かなり疲れ果てています。このエネルギーの低下は通常午後 3 時頃に起こり、私たちの体の概日リズムと一致します。私たちの体はメラトニンと呼ばれるホルモンを自然に放出し、この時期になると体温が低下し、眠気を感じます。 20 分間の簡単な昼寝が仕事の予定に含まれていない場合 (それは素晴らしい選択肢かもしれませんが)、他の選択肢があります。
「こうしたエネルギーの変動を考慮に入れて、負担の少ない仕事、つまり意志の力や集中力があまり必要とされない仕事を計画し、午後の 2 時か 3 時にそれらの種類の作業を行うことに集中してください」とフリードマン氏は言います。と言う。それは、その時間内に優先順位リストの下位にある会議をスケジュールしたり、それほど正確性を必要としない種類の仕事をしたりすることを意味するかもしれません。
このエネルギーの低下は、創造的な作業に集中するのに良い時期かもしれません。 「実際、人間は疲れているときのほうが創造性が発揮できるのです。これは興味深い、直感に反した洞察です」とフリードマン氏は言う。 「一日の中で、少し疲れているとわかっている時間に創造的なタスクをスケジュールすることは、実際に有益です。」
ここでもまた必須の言葉は、スケジュール設定。疲労によって一日が台無しにならないようにしましょう。事前に時間をどのように配分するかを戦略的に考えておいてください。そうすれば、エネルギーの低下が訪れたときにそれを乗り切る準備ができています。
一日の仕事に終わりを設定する (そしてそれを守り続ける)
私たちの仕事は、夕食中、就寝前、さらには真夜中でもメールをチェックするなど、残りの人生に無限に及ぶことになりがちです。 「私たちは、すべてが緊急であると感じさせるこれらのデバイスを使用して仕事や生活をしていますが、それは神経学的中毒になっています」とフリードマン氏は言います。
接続を切る時間を考慮に入れると、次の日の仕事での集中力やリフレッシュした気分に大きな影響を与える可能性がありますが、これらのピカピカ光るガジェットを一度に何時間も手から剥ぎ取るのは、ほぼ不可能に思えるかもしれません。 1 つの提案: フリードマンさんは、仕事とレジャーで異なるデバイスを使用することで、夕方にメールをチェックする誘惑を最小限に抑えています。 「iPad にはメールがありません。そのため、iPad は楽しみのために使用するデバイスになりますが、電話は仕事のツールになります」と彼は言います。
プレイ時間をスケジュールする
もっとビデオゲームをプレイしましょう。そうです、ビデオゲームです。フリードマン氏によれば、一日の中に遊びの予定を入れることは、認知機能を高める重要な方法だそうです。 「ビデオゲームはプレイ時間が長くなるほど難しくなります。どのボードもより難しいです」とフリードマンは言います。 「仕事では、逆の軌道に乗ることがよくあります。私たちにはそのような漸進的な困難はありません。」
エクササイズも素晴らしいオプションです。 「身体活動の増加は、時間の経過とともに仕事に関連した疲労の減少に関連している」と研究者は書いています。行動科学研究所オランダで。しかしもちろん、「身体活動から最も恩恵を受けるであろう疲労した労働者は、身体活動が少ない」という矛盾は依然として存在します。
要点:腰を据えて何かアクティブなことをしましょう。ただし、それをしている間は必ず楽しんでください。職場の外でそのような刺激を見つけると、自分の役割に満足するのではなく、仕事でも挑戦し続ける必要があることを思い出させることができます。
勤務日の構成について心理学が教えてくれること|ヘルプスカウト
ジェーン・ポーターは、ニューヨークを拠点とするフリーランスのライター兼編集者です。彼女はビジネス、テクノロジー、心理学、創造性、もっと。